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Niente
è più facile che scrivere una email.
Ma qualche rischio c'è. Il primo rischio è quello
dell'impulsività. Ai tempi delle lettere uno
scriveva una lettera, la rileggeva, la dimenticava
sul tavolo, la riguardava e poi, solo dopo un po' di
tempo, andava a comprare il francobollo e la spediva.
Insomma: c'era il tempo di ripensarci.
L'email invece... la pensi, la scrivi e la spedisci.
Senza possibilità di ripensamento. E il rischio di
pentirsi di quello che si è scritto è certamente
alto.
Il secondo rischio invece è... pratico. Quando
scriviamo una email di solito non pensiamo che chi
la riceve la vedrà insieme ad altre cento. E se a
riceverla è un
ufficio la vedranno insieme ad altre mille. In pratica: seguire
qualche regola per non far impazzire il destinatario
dei nostri messaggi non è una cattiva idea.
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1. Quando scrivi una
email, lascia sotto il messaggio che scrivi anche il testo
delle email precedenti. Così, per chi riceve, è facile
capire di che cosa si sta parlando.
(Esempio. Se scrivi vorrei arrivare in albergo un giorno
prima. Firmato: Olga … sei davvero sicura di essere l’unica
Olga che alloggerà in quell’albergo?)
2. Quando rispondi a una
domanda fatta via email, leggi bene il testo! Lo so che
rispondere "sì" suona sempre molto cortese, ma
qualche volta non è proprio opportuno.
(Per esempio, se la domanda è: arrivi alle 9 di mattina o
di sera?, non rispondere: Sì)
3. Tutti
noi abbiamo tanti indirizzi email personali. Ma se hai un rapporto con
qualcuno cerca di non usare un indirizzo mail diverso a ogni
contatto. E se proprio devi farlo, firma con nome e cognome.
Non immagini quante Catherine esistono al mondo!
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4. Valuta “con chi” stai
comunicando. Se è con un ufficio tutto automatizzato che usa
risposte-standard fisse, è chiaro che avrai una risposta
immediata alla tua email. Ma se stai trattando una questione
“personalizzata” e quindi la risposta non è standard… abbi
pazienza. Tutti vogliamo essere cosiderati speciali e forse
lo siamo. Ma non si può essere speciali subito.
5. Prima di arrabbiarti
perché qualcuno non ti risponde, controlla bene il tuo sistema anti-spam: ci sono sistemi che bloccano
chiunque abbia scritto nella email la parola “buongiorno”
oppure cestinano qualunque email con più di due link. Non è
meglio avere un po’ di spam in più e qualche problema in
meno?
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6. Se scrivi a un
ufficio per sapere l'orario di apertura, non spiegare
troppo diffusamente il perché vuoi saperlo e non raccontare
tutta la tua vita. Un semplice Buongiorno. Vorrei sapere
a che ora apre l’ufficio la mattina (+ saluti e firma)
può bastare. E in questo modo avrai anche una risposta
veloce: alle nove!
7. Se sul sito Internet di
una casa editrice c’è la pubblicità di un libro di cucina,
non scrivere alla segreteria della casa editrice per
chiedere la ricetta degli spaghetti alla carbonara. Ci sono
siti e forum specifici per questo!
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8. L’email è uno strumento
di comunicazione rapido, efficace e informale. Tuttavia se
la scrivi per chiedere un favore, fa piacere leggere un buongiorno
all’inizio e un grazie e la firma alla fine (per esempio una email che dice: consigliatemi un libro di italiano
per stranieri per un bambino nigeriano di nove anni, non fa venire voglia di
rispondere).
9. Se l'ufficio o la
persona che vuoi contattare ha una pagina Facebook, non
scrivere sul suo diario per chiedergli cose di lavoro. La
pagina Facebook è un luogo di incontro rilassato e pubblico,
non uno sportello della banca! Insomma, scrivere di lavoro
su una pagina facebook è come essere invitati a una cena, scoprire che a tavola c'è un medico
e chiedergli
pubblicamente una cura efficace contro la diarrea.
10. Se sei il nipote di un
principe africano che ti ha lasciato in eredità 800
milioni di euro e desideri depositarli su un conto corrente
bancario estero, non scrivere a me. Ho solo una postepay che può contenere al massimo 1500 Euro.
Noterella
personale e terribilmente vera
Se mi conosci e mi stimi, se usi i miei
materiali didattici e ti piacciono, se trovi
simpatici i miei "Grammatica-Caffè"; se studi
con piacere sulla mia grammatica, ti prego, non
scrivermi una email così:
«Gentile dottore, la apprezzo molto per i suoi
materiali didattici e per i suoi libri. Per
questo mi fido solo di un suo consiglio. Mia
figlia vuole fare un corso di italiano a Roma.
Mi suggerisce una buona scuola?»
Ecco: se non sai che sono 30 anni che ho una
scuola e che si chiama
Scudit... davvero mi
viene da piangere! |
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Qualche regoletta per non
trasformare un "rapporto via email" in una tortura